La piattaforma Trame Future per i Fondi Paritetici Interprofessionali

Dal contributo dello 0,30% alla certificazione delle competenze: un’unica piattaforma, configurabile per ogni fondo

I Fondi Paritetici Interprofessionali amministrano una componente strategica del sistema italiano della formazione continua: 19 fondi attivi, oltre 760.000 aziende aderenti e circa 923 milioni di euro di risorse gestite ogni anno.

Un settore di queste dimensioni non può più dipendere da applicazioni rigide, frammentate o costruite attraverso continui interventi software.

Per questo Trame Future ha realizzato una piattaforma completa per la gestione dei Fondi Paritetici Interprofessionali, progettata per governare l’intero ciclo di vita della formazione finanziata: dall’acquisizione dei flussi INPS alla certificazione delle competenze, passando per avvisi, istruttorie, monitoraggio, rendicontazione, trasparenza e controllo direzionale.

La soluzione può essere adottata in due modalità distinte:

• come piattaforma multi-fondo condivisa da più fondi;
• come piattaforma white label dedicata a un singolo fondo e fortemente personalizzata.

Questa flessibilità consente di rispondere sia alle esigenze di chi cerca una soluzione condivisa, efficiente e scalabile, sia a quelle di chi vuole un sistema dedicato, riconoscibile e costruito intorno al proprio modello organizzativo.

Una piattaforma, due modelli di adozione

Uno dei principali elementi distintivi della soluzione Trame Future è la possibilità di scegliere il modello di utilizzo più adatto al fondo.

Modalità multi-fondo condivisa

La piattaforma può ospitare più Fondi Paritetici Interprofessionali all’interno della stessa infrastruttura applicativa.

Ogni fondo mantiene comunque:

• propri utenti;
• propri dati;
• proprie aziende aderenti;
• propri enti di formazione;
• propri workflow;
• proprie regole;
• propri avvisi;
• proprie configurazioni;
• propri documenti;
• propria reportistica.

La condivisione riguarda quindi l’infrastruttura tecnologica, non i dati né i processi operativi.

Ogni fondo rimane indipendente dagli altri, con una separazione completa delle informazioni e delle autorizzazioni. Questo modello permette di beneficiare di economie di scala, aggiornamenti centralizzati, manutenzione condivisa e tempi di attivazione ridotti, senza rinunciare all’autonomia gestionale.

La modalità multi-fondo è particolarmente adatta a reti, aggregazioni, soggetti gestori o contesti nei quali più fondi intendano utilizzare una base tecnologica comune, mantenendo ciascuno la propria identità e le proprie regole.

Modalità white label per singolo fondo

La piattaforma può essere adottata anche come soluzione dedicata a un singolo fondo.

In questo caso, il sistema viene configurato e personalizzato come una piattaforma propria del fondo, con:

• logo;
• colori;
• denominazioni;
• testi;
• dominio;
• moduli;
• procedure;
• documenti;
• voci di spesa;
• regole finanziarie;
• workflow;
• ruoli;
• autorizzazioni;
• report;
• notifiche;
• scadenze;
• portali pubblici e riservati.

La personalizzazione non è limitata all’aspetto grafico.

La piattaforma può essere adattata in profondità al modello operativo del fondo, alle sue procedure interne, ai suoi avvisi e alle sue regole amministrative.

Il risultato è una soluzione white label estremamente personalizzata, percepita dagli utenti come una piattaforma proprietaria del fondo, ma costruita su un’infrastruttura tecnologica già pronta, collaudata e scalabile.

Personalizzazione senza dover riscrivere il software

Nei sistemi tradizionali, ogni modifica a un avviso, a una regola o a un modulo richiede spesso un intervento di sviluppo.

La piattaforma Trame Future utilizza invece un Configuration Engine che consente di definire da interfaccia:

• stati e transizioni dei procedimenti;
• soggetti autorizzati a svolgere determinate attività;
• struttura dei moduli;
• campi obbligatori e facoltativi;
• formule di calcolo;
• massimali;
• soglie;
• unità di costo standard;
• voci di spesa;
• limiti unitari o percentuali;
• documenti richiesti;
• formati ammessi;
• obbligatorietà dei documenti per ciascuna fase;
• testi e componenti grafiche del portale.

Ciò che normalmente richiederebbe settimane di sviluppo può quindi essere configurato direttamente sulla piattaforma, per singolo fondo e per singolo avviso.

Ogni pratica conserva inoltre lo snapshot della configurazione vigente al momento della presentazione.

Questo permette di ricostruire con precisione le regole applicate a ciascun procedimento, anche quando nel tempo vengono modificati moduli, criteri o workflow.

Tutto il ciclo di vita del fondo, senza passaggi tra sistemi differenti

La soluzione copre l’intero processo amministrativo e formativo.

Alimentazione

La piattaforma acquisisce e gestisce i flussi INPS, le anagrafiche delle aziende aderenti, gli importi riscossi e le regole di allocazione delle risorse.

Le aziende possono visualizzare versamenti, trattenute, maturato, conto formazione e disponibilità.

Programmazione degli avvisi

Il fondo può configurare differenti tipologie di avviso:

• sportello;
• graduatoria;
• conto formativo;
• voucher;
• catalogo;
• click day.

Per ogni avviso possono essere definite finestre temporali, soggetti ammessi, regole finanziarie, documenti, massimali, criteri di valutazione e modalità di presentazione.

Presentazione dei piani

Aziende ed enti di formazione vengono guidati nella compilazione dei piani attraverso moduli configurabili.

Il sistema può eseguire controlli preliminari, scoring di pre-istruttoria, verifiche sugli aiuti di Stato e controlli di coerenza tra settore aziendale, attività formativa e standard dell’Atlante del Lavoro.

Istruttoria

Il personale del fondo può gestire:

• presa in carico;
• assegnazione delle pratiche;
• richieste di integrazione;
• valutazioni;
• approvazioni;
• esclusioni;
• graduatorie;
• finestre deliberative;
• passaggi al Consiglio di Amministrazione.

Attuazione

Durante lo svolgimento delle attività formative, la piattaforma consente di gestire:

• calendario didattico;
• docenti;
• sedi;
• partecipanti;
• registro presenze;
• check-in tramite QR code;
• firma su smartphone;
• monitoraggio;
• stati di avanzamento;
• documentazione intermedia.

Chiusura e rendicontazione

La soluzione supporta rendicontazioni a costi reali o secondo Unità di Costo Standard, verifiche documentali, certificazione, liquidazione e chiusura amministrativa dei piani.

Competenze

Gli obiettivi di apprendimento possono essere associati agli standard dell’Atlante del Lavoro.

La piattaforma gestisce inoltre esiti individuali, attestazioni, documenti di trasparenza e informazioni necessarie alla certificazione delle competenze.

Governo del fondo

Il cockpit direzionale permette di consultare in un’unica vista:

• dotazioni;
• risorse disponibili;
• risorse impegnate;
• avanzamento degli avvisi;
• stato delle pratiche;
• indicatori operativi;
• scadenze;
• dati utili agli organi di amministrazione.

L’intero ciclo di vita viene quindi gestito su una sola base informativa, senza frammentazione e senza passaggi manuali tra applicazioni differenti.

Compliance by design

La conformità normativa non è trattata come un modulo aggiuntivo.

È incorporata nel funzionamento della piattaforma.

La soluzione supporta:

• regime de minimis;
• Regolamento UE 2023/2831;
• Regolamento generale di esenzione per categoria;
• calcolo dell’intensità GBER;
• verifica per singola impresa beneficiaria;
• DM 115/2024;
• Protocollo IVC;
• standard dell’Atlante del Lavoro;
• classificazioni INAPP;
• controlli di coerenza ATECO;
• tracciabilità delle decisioni;
• storico degli stati;
• snapshot delle configurazioni;
• audit trail immutabile.

La capacità residua sugli aiuti può essere calcolata automaticamente e verificata prima dell’invio della domanda.

Le informazioni relative alle competenze possono essere collegate a SEP, ADA e Risultati Attesi, utilizzando classificazioni versionate e controllate.

Questo approccio riduce le verifiche manuali, limita gli errori e rende ogni procedimento documentabile e difendibile.

Predisposizione per SFeRA

La piattaforma è stata progettata considerando il sistema nazionale SFeRA e i relativi flussi informativi.

Il modello dati prevede già:

• identificativo IDANPR;
• classificazioni nazionali controllate;
• codici territoriali;
• titoli di studio;
• modalità formative;
• tipologie di attività;
• modalità di valutazione;
• tipologie di attestazione;
• informazioni sui percorsi;
• dati di frequenza;
• risultati individuali.

I tracciati possono essere generati in anteprima.

Un cruscotto segnala i dati completi, quelli mancanti e quelli da correggere prima dell’eventuale conferimento.

Il fondo può quindi prepararsi all’interoperabilità nazionale senza attendere l’introduzione definitiva dell’obbligo.

Click day: prestazioni misurate, non promesse

Il click day rappresenta uno dei momenti più critici per un Fondo Interprofessionale.

Un blocco del portale, una domanda persa o una graduatoria non ricostruibile possono generare contenziosi e compromettere la fiducia degli aderenti.

Per verificare concretamente il comportamento della soluzione, Trame Future ha eseguito un test realistico sull’infrastruttura di produzione.

Duemila aziende hanno inviato contemporaneamente una domanda su un avviso con risorse disponibili per finanziare 1.200 richieste.

I risultati misurati sono stati:

• 2.000 domande gestite su 2.000;
• nessuna domanda persa;
• zero errori tecnici;
• procedura completata in 26 secondi;
• 1.200 domande finanziate;
• 800 domande respinte per esaurimento della dotazione;
• 12 milioni di euro allocati correttamente al centesimo;
• infrastruttura utilizzata al 14% della capacità disponibile.

Ogni domanda viene processata attraverso un’operazione atomica sul database.

Questo rende impossibile assegnare più risorse di quelle disponibili, anche in presenza di migliaia di richieste simultanee.

Ogni esito viene registrato con marca temporale e storico completo. Il test è riproducibile attraverso procedure e script versionati.

Registro presenze digitale e check-in QR

La piattaforma comprende un registro presenze digitale integrato.

Il partecipante può registrare la propria presenza in aula inquadrando un QR code e firmando direttamente sullo smartphone.

Il sistema conserva:

• firma;
• data;
• orario;
• metodo di rilevazione;
• sessione formativa;
• partecipante;
• eventuali anomalie.

Il registro diventa parte integrante del procedimento e non un documento separato compilato al termine delle attività.

Trasparenza verso le aziende

Le aziende aderenti possono consultare direttamente:

• versamenti INPS;
• importi attribuiti;
• trattenute;
• maturato;
• conto formazione;
• portabilità;
• stato delle domande;
• richieste di integrazione;
• attività in corso;
• scadenze;
• documenti.

Questa trasparenza riduce le richieste di assistenza e consente all’azienda di comprendere in tempo reale la propria posizione nei confronti del fondo.

Scadenzario proattivo

Le scadenze non devono essere calcolate manualmente.

La piattaforma le determina automaticamente in base:

• alla data di presentazione;
• alla data di approvazione;
• alla data di avvio;
• alla durata del progetto;
• alle regole dell’avviso;
• agli stati della pratica.

Il sistema può generare promemoria e notifiche per aziende, enti di formazione e personale del fondo.

Cloud europeo e scalabilità automatica

La soluzione è ospitata su infrastruttura cloud europea nella regione di Milano.

Il sistema supporta:

• scalabilità automatica;
• alta disponibilità;
• backup gestiti;
• potenziamento programmato;
• riduzione automatica delle risorse nei periodi di quiete;
• isolamento dei dati;
• controllo degli accessi;
• sessioni con token a scadenza;
• tracciamento delle attività.

Nei giorni ordinari la piattaforma utilizza la capacità necessaria.

In occasione di click day o eventi ad alta concorrenza, server e database possono essere potenziati automaticamente e riportati successivamente alla configurazione standard.

Il fondo paga quindi la capacità aggiuntiva solo quando serve, evitando di mantenere per tutto l’anno un’infrastruttura dimensionata esclusivamente sul picco.

Sicurezza, GDPR e tracciabilità

La piattaforma prevede:

• isolamento completo dei dati tra fondi;
• separazione dei dati tra aziende;
• autorizzazioni basate sui ruoli;
• audit trail immutabile;
• storico degli stati;
• marca temporale;
• esportazione dei dati;
• cancellazione;
• anonimizzazione;
• gestione delle richieste previste dagli articoli 17 e 20 del GDPR.

Ogni operazione rilevante può essere ricostruita.

Questo consente al fondo di documentare non solo il risultato finale, ma anche il percorso che ha portato a una decisione.

Un percorso di adozione graduale

L’attivazione della piattaforma può avvenire attraverso quattro fasi.

1. Demo dedicata

Viene predisposto un ambiente dimostrativo con:

• logo del fondo;
• colori;
• avvisi;
• regole;
• workflow;
• dati dimostrativi.

L’ambiente può essere configurato in un giorno.

2. Configurazione

In collaborazione con il personale del fondo vengono definiti:

• moduli;
• stati;
• workflow;
• documenti;
• regole finanziarie;
• voci di spesa;
• ruoli;
• autorizzazioni;
• notifiche.

3. Migrazione dei dati

Possono essere importati:

• anagrafiche;
• flussi INPS;
• conti formazione;
• aziende;
• utenti;
• dati storici;
• pratiche;
• documenti.

4. Go-live assistito

Il personale viene formato e affiancato durante il primo avviso gestito sulla nuova piattaforma.

Una soluzione condivisa quando conviene, dedicata quando serve

La piattaforma Trame Future non impone un unico modello.

Può essere utilizzata:

• in condivisione con altri fondi, attraverso un’architettura multi-fondo;
• come piattaforma dedicata a un solo fondo;
• con un’identità completamente white label;
• con configurazioni molto differenti tra un fondo e l’altro;
• con livelli di personalizzazione che vanno dal branding fino alla struttura completa dei procedimenti.

La tecnologia rimane la stessa, ma ogni fondo può costruire il proprio ambiente, il proprio modello operativo e la propria esperienza utente.

Questo consente di combinare i vantaggi di una piattaforma già pronta con la capacità di adattarsi in profondità alle esigenze di ciascuna organizzazione.

Richiedi una demo dedicata

Trame Future può predisporre un ambiente dimostrativo configurato con il branding, gli avvisi e le regole del fondo.

La demo permette di valutare concretamente:

• il modello multi-fondo;
• la versione white label;
• il livello di personalizzazione;
• i workflow;
• la gestione degli avvisi;
• il portale delle aziende;
• il backoffice;
• il registro presenze;
• la reportistica;
• le funzioni di compliance.

Una piattaforma per gestire l’intero ciclo di vita del fondo, adattabile all’organizzazione e pronta a evolvere insieme alle regole della formazione finanziata.